Comment organiser un entrepôt pour diminuer les coûts ?

Dans un environnement VUCA (volatile, incertain, complexe et ambigu), où le digital contracte les flux d’approvisionnement, organiser son entrepôt est une démarche cruciale qui va bien au-delà d'une simple question d'espace. Il s'agit de créer un flux d'approvisionnement capable de répondre à des exigences de rapidité, de flexibilité et d'efficacité, mais aussi de rentabilité accrue. La logistique et l’organisation de vos rayonnages deviennent alors de véritables armes stratégiques pour apporter toujours plus de valeur au client, en lui garantissant une qualité constante et in fine, augmenter le chiffre d'affaires. Dans cet article nous aborderons les basiques et les stratégies pour organiser votre entrepôt et vos rayonnages dans une logique de diminution des coûts.

Diminuer les coûts de votre entrepôt : 4 règles basiques

Choisir la méthode de stockage adaptée à vos produits

Une bonne organisation de l'entrepôt commence par une optimisation des espaces de stockage qui doit être pensée pour minimiser les coûts. Il existe plusieurs méthodes de stockage et le choix dépend du type de produits et du taux de rotation :  
-La méthode ABC : Une des stratégies d'optimisation les plus connues, la méthode ABC permet de répartir les produits en fonction de leur taux de rotation, offrant ainsi une meilleure gestion des stocks. 
-Les systèmes LIFO et FIFO : Ces deux méthodes (LIFO pour Last In, First Out ou le dernier entré est le premier sorti, et FIFO pour First In, First Out, le premier entré est le premier sorti) permettent d'optimiser le flux des produits dans l'entrepôt, assurant une rotation efficace des stocks.

Par exemple, si vous vendez des produits à durée de vie limitée, l'application de la méthode FIFO est indispensable pour assurer la rotation des stocks. Par ailleurs, quel que soit le type d'entreprise, la méthode ABC semble être la plus efficace pour optimiser la gestion des stocks.

En fonction des besoins, différentes méthodes de stockage peuvent être envisagées : le stockage sur rayonnages pour les produits à forte rotation, le stockage sur mezzanine pour optimiser l'espace au sol, le stockage sur palettes pour les produits non palettisables, le stockage automatisé pour optimiser l'espace et accélérer les opérations logistiques, et le stockage en grande hauteur pour les entrepôts à forte capacité logistique.

Assurer la capacité de stockage optimale 

Pour assurer une capacité de stockage optimale dans votre entrepôt, l'utilisation de racks adaptés est un élément clé. Des structures de stockage adaptées à vos marchandises permettent une organisation plus efficace des produits, facilitent l'accès à ces derniers et maximisent l'utilisation de l'espace de stockage. Adaptés aux produits à stocker et à l'espace de l'entrepôt, les rayonnages contribuent à la réduction des coûts de manipulation et améliorent l'efficacité générale de l'entrepôt. Le retour sur investissement peut être plus intéressant encore si vous optez pour des rayonnages d'occasion.  Néanmoins, pour être certain d'avoir une configuration de rayonnages adaptée et rentable, il est essentiel de connaître votre capacité de stockage optimale. 

Définition d'un stock optimal

Le concept de stock optimal fait référence à la quantité exacte de produits nécessaires pour répondre à une demande habituelle sans risque de rupture de stock. L'objectif est de maximiser la rentabilité tout en minimisant les coûts de stockage. Ce concept diffère du stock moyen, qui est la moyenne des stocks de l'entrepôt, entre le stock maximum (la quantité totale de produits pouvant être stockée) et le point de commande ou stock minimum (la limite déclenchant le réapprovisionnement).

Comment calculer le stock optimal ?

Quatre éléments principaux sont considérés dans le calcul de la capacité de stockage optimale : la demande du client, la rotation des stocks, les types de produits stockés et le Lead Time.

-La demande du client : c'est l'une des données fondamentales pour connaître le rythme de sortie des produits de l'entrepôt et planifier le réapprovisionnement en conséquence. 
-La rotation des stocks : elle permet de gérer correctement l'emplacement des marchandises, en fonction de la fréquence à laquelle chaque produit est demandé. 
-Le type de produit : chaque produit, en fonction de ses caractéristiques, aura besoin de systèmes de stockage différents. Par exemple, le stockage de produits alimentaires nécessite un contrôle strict de la température. 
-Le Lead Time : cela correspond au délai entre la génération d'un ordre d'entrée dans l'entrepôt et la livraison du produit par le fournisseur. Il est décisif pour éviter les ruptures de stock.

La formule pour obtenir le stock optimal est la suivante : Stock optimal = quantité optimale de commande + stock minimum + stock de sécurité.

Établir des processus clairs

La méthode des 5S, issue de la culture japonaise, est un exemple d'approche que vous pouvez adopter afin de mettre en place des process qui vous feront gagner en efficacité et réduire vos coûts. Elle met l'accent sur la nécessité d'un environnement de travail propre et ordonné pour définir des processus, améliorer la productivité et diminuer les pertes. Appliquée à l'entreprise, elle se décompose en cinq étapes : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

1. Seiri (Ranger, supprimer l'inutile) : cette première étape consiste à éliminer tout ce qui n'a pas sa place dans la zone de l'entrepôt. Chaque objet ou matériel est passé en revue, et si son utilisation n'est pas fréquente, il est mis de côté, dans les archives ou au magasin. Seiri s'applique à l'ensemble de l'activité, des équipements aux documents, en passant par les stocks.
2. Seiton (Ordre, situer les choses): après avoir effectué le tri, chaque objet ou matériel restant est assigné à un emplacement spécifique. L'idée derrière Seiton est "une place pour chaque chose, chaque chose à sa place", réduisant ainsi le temps de recherche du matériel ou de la marchandise et augmentant l'efficacité des opérations.
3.  Seiso (Nettoyage) : une fois l'entrepôt organisé, un nettoyage minutieux est effectué pour assurer des conditions de travail optimales. Un environnement propre et bien entretenu est non seulement plus agréable pour travailler, mais permet également d’inspecter le matériel de stockage. Cela vous assure également le maintien d'un niveau de qualité élevé pour vos opérations de manutention.
4. Seiketsu (Propre, standardiser les règles) : Seiketsu implique d’appliquer les trois premières régies comme des habitudes instaurées et maintenues dans le temps. C'est l'étape qui vise à standardiser les règles et les pratiques pour que les efforts de nettoyage et de rangement soient suivis quotidiennement.
5. Shitsuke (Éducation, Suivre et progresser) :  Shitsuke, vise à renforcer les consignes et à encourager leur respect continu. Cela peut inclure des vérifications régulières du respect des étapes précédentes et la formation du personnel pour s'assurer que les standards sont bien compris et appliqués systématiquement.

L’adoption de ces méthodes dans l'organisation d'un espace de stockage permet d'établir des processus clairs et structurés. En se concentrant sur l'élimination du superflu, l'organisation judicieuse, la propreté, la standardisation et la discipline, il devient possible de faciliter le suivi des stocks, la réception et l'entreposage, évitant ainsi des pertes financières inutiles.

Organiser l’espace de stockage pour optimiser les flux

La structuration de l'espace dans un entrepôt est un élément clé pour optimiser les flux et par conséquent diminuer les coûts. Cela passe non seulement par l'aménagement spatial mais aussi par l'adoption d'un système de nomenclature spécifique pour éviter des erreurs et améliorer l'efficacité.

Adopter un aménagement stratégique de l’espace de stockage

Une utilisation rentable de l'espace de stockage nécessite une planification minutieuse et d'attribuer une fonction à chaque espace. Cela comprend la mise en place d'aires de chargement et de déchargement pour faciliter la réception et l'expédition des marchandises, la désignation de zones spécifiques pour différents types de produits (tels que les produits frais, surgelés ou chimiques), et l'organisation logique des zones de stockage.

Une considération importante est la circulation du personnel et des véhicules de manutention. Un tracé défini et organisé aide à optimiser le flux de trafic, réduisant ainsi le temps de déplacement et minimisant les risques d'accidents.

Mise en place d'un système d'identification des espaces

Bien structurer l'espace dans un entrepôt va au-delà de l'aménagement spatial. L'un des aspects cruciaux est la mise en place d'une nomenclature spécifique pour l'identification des emplacements dans l'entrepôt. Ce système, souvent basé sur un modèle du type général particulier, pourrait ressembler au code de localisation suivant : Zone-Rayonnage-Étagère-Compartiment, soit un identifiant comme 8-10-3-8. Cela permet de localiser rapidement et facilement chaque produit et facilite significativement le processus de préparation des commandes. N’hésitez pas à challenger l’organisation spatiale de votre espace de stockage en fonction des usages et de l’évolution de votre capacité de stockage

Intégrer la technologie à la gestion de votre entrepôt

L'intégration de la technologie peut apporter une plus-value significative à la diminution des coûts liés à l'entrepôt. Par exemple, l'utilisation de logiciels spécialisés peut faciliter la localisation précise de chaque produit dans l'entrepôt, améliorant ainsi l'efficacité du prélèvement et du stockage des produits. 
L'un des outils cruciaux pour optimiser le rayonnage dans un entrepôt est le WMS, abréviation de Warehouse Management System. Reconnu pour sa capacité à gérer les opérations dans un entrepôt, le WMS est devenu une solution indispensable pour nombre d'acteurs de la chaîne logistique.

Contrôle optimisé des stocks avec un WMS

L'une des fonctionnalités fondamentales qu'offre un WMS est une maîtrise complète des stocks. En effet, l'utilisation de WMS pour la diminution des coûts passe par une définition précise des seuils de stocks pour chaque produit. Ces seuils déclenchent automatiquement un réapprovisionnement dès qu'il est nécessaire, assurant la disponibilité des articles sans risque de surstockage coûteux sur vos rayonnages. Par ailleurs, l'information de stock en temps réel que procure un WMS facilite grandement les inventaires et réduit d'autant les coûts de stockage.

Aussi, la fonctionnalité d'entrepôt d'un WMS n'est pas à négliger dans l'optimisation des rayonnages. Elle permet de gérer l'espace de stockage de manière réfléchie et d'attribuer des emplacements stratégiques à chaque produit. Cela simplifie le travail de préparation des commandes, réduit le nombre d'erreurs et se traduit par des gains de temps considérables.

Importance d’une solution de gestion d’entrepôt interopérable

Pour optimiser au maximum les capacités de votre entrepôt, le mieux est d’opter pour un WMS interopérable avec les autres logiciels de l’entreprise. C'est-à-dire compatible. C’est un véritable gain de temps et d’argent ! 
En effet, lorsqu'il est couplé à un autre système d'information comme un ERP (Enterprise Resource Planning), le WMS offre des fonctionnalités supplémentaires non négligeables. Il peut, par exemple, générer des bons de préparation et des étiquettes d'expédition en un seul clic. Cela évite les retards d'expédition et optimise encore plus l'organisation de l'entrepôt.

Quels axes d'amélioration pour une diminution continue des coûts de l'entrepôt ?

Pour une diminution pérenne de vos coûts , il faut, au delà des basiques, adopter une approche test&learn sur des axes d'améliorations identifiés comme perfectibles et à challenger au cours du temps selon vos observations.  

Rangement optimisé des rayonnages

Il est indéniable que l'ordre et la propreté de votre espace de stockage jouent un rôle dans l’efficacité de vos opérations, mais comment appliquer cela à la marchandise stockée ? C'est là qu'intervient la méthode ABC pour l'organisation de vos biens et marchandises. C'est une approche qui soutient un classement précis des produits, basé non seulement sur leurs caractéristiques, mais aussi sur leur valeur. Cette stratégie peut s'avérer complexe pour une gamme de produits étendue, mais c'est un investissement en temps qui peut vous faire gagner des heures et des coûts en long terme.

Mise en place de la méthode ABC

La méthode ABC pour le rangement des rayonnages se base sur le principe que tous les articles stockés ne sont pas égaux en termes d'importance pour l'entreprise. Elle s'inspire de la loi de Pareto, également connue sous le nom de règle des 80/20, qui suggère qu'environ 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. Dans le contexte de la gestion des stocks, cela signifie que souvent, un petit pourcentage des articles représente une grande partie de la valeur du stock.

Cette méthode segmente les stocks en trois catégories basées sur leur valeur monétaire. Les produits de catégorie A  représentent environ 20 % du total des articles mais environ 70 à 80 % de la valeur du stock. Bien qu'ils ne soient pas vendus fréquemment, leur coût unitaire élevé signifie qu'ils constituent une part importante de la valeur totale des stocks. Ils sont les plus précieux, et donc les plus surveillés. Les produits B ont une valeur moyenne, tandis que les produits C, bien qu'ils puissent occuper une grande partie de votre entrepôt, ont la valeur la plus basse. Pour chaque catégorie, une approche de gestion appropriée est recommandée. En segmentant votre stock de cette manière, vous pouvez accorder plus d'attention aux produits qui génèrent le plus de revenus, tout en minimisant le temps passé sur les produits moins rentables.

Classement des marchandises sur les rayonnages

Le classement des marchandises, n'est pas seulement utile pour une localisation rapide des produits, mais aussi pour l'optimisation du traitement de vos stocks. Un entrepôt bien classé permet une manutention et une logistique fluides, avec des coûts opérationnels minimisés. Vous pouvez classer vos marchandises selon différentes variables, comme : la nature (liquide, gazeux, solide), le type de conteneur (palettes, racks, bidons), les dimensions, et les conditions de stockage nécessaires en lien avec les caractéristiques environnementales (chaleur, humidité, lumière). Adaptez vous aux caractéristiques de votre espace de stockage. Les produits à rotation rapide, par exemple, doivent être localisés près de l'entrée pour minimiser le temps de manutention. Les autres éléments à prendre en compte sont les dates de péremption (si applicables), le type de l'entrepôt (classique ou réfrigéré), et la stratégie à long terme de votre entreprise (comme l'automatisation).

Maintenir l'ordre dans votre entrepôt n'est pas uniquement question de rangement ; cela comprend aussi la maintenance, le suivi de vos rayonnages et la régularité du nettoyage. Un rangement optimal des marchandises permet à votre entreprise de gagner en productivité, d'accroître la sécurité de vos employés et de limiter le risque de problèmes sanitaires.

Réduction du temps de préparation des commandes

Face à un marché et à des clients toujours plus exigeants, une des clés pour réduire les coûts réside dans l'optimisation des parcours des opérateurs, et notamment des préparateurs de commandes.  En plus de réduire les coûts et d'augmenter la productivité, cette approche vous permettra d'améliorer les conditions de travail de vos employés et de prévenir les risques liés au travail en espace de stockage. Voici quelques pistes à explorer : 

1.  L'optimisation du processus de préparation : il est crucial de minimiser le nombre de fois où une commande doit être "touchée" au cours du processus. L'objectif est ici de réduire au maximum les tâches inutiles qui font perdre un temps précieux. Les préparateurs de commandes doivent être formés de manière à optimiser chaque étape, du prélèvement à la préparation du colis.
2.  Le positionnement stratégique des marchandises : réduire les distances de déplacement dans l'entrepôt est une technique d'optimisation clé. Pour cela, il est primordial de bien organiser les marchandises, en suivant les conseils précédents et en prenant en compte la demande de chaque produit. Les articles les plus demandés doivent être placés près du lieu de préparation des commandes pour minimiser les déplacements des employés. À l'inverse, les articles moins demandés peuvent être situés plus loin.
3.  L'intégration d'un WMS dans le processus de préparation :  l'utilisation d'un logiciel de gestion d'entrepôt (WMS) comme conseillé plus haut vous permet de maîtriser et perfectionner l'ensemble du processus de préparation. Il existe également des solutions automatisées de préparation de commandes, comme le voice picking ou le pick to light, qui peuvent grandement améliorer l'efficacité du processus.
4. Choix d'une méthode de picking appropriée : pour optimiser le picking, il est nécessaire d'évaluer les différentes méthodes de prélèvements existantes. Cela inclut le prélèvement par article, par groupe (picking par vague), et par zone. Chaque méthode a ses avantages et inconvénients, il est donc important de choisir celle qui correspond le mieux à votre activité pour réduire les coûts.
5.  La sélection de la bonne solution de stockage pour le picking. Enfin, le choix de la bonne solution de stockage pour le picking est crucial pour une organisation optimale de votre entrepôt. Il existe de nombreuses solutions de stockage pour palettes ou pour bacs et cartons, qui peuvent vous aider à améliorer le picking de vos commandes. Pour du picking conventionnel nous vous conseillons de vous équiper de rayonnages légers.

Pour finir, la mise en œuvre de méthodes éprouvées de rangement des marchandises telles que la méthode ABC, ainsi que l'adoption de processus clairs sont essentielles pour maximiser l'efficacité et minimiser les coûts de stockage. L'optimisation de l'espace avec des racks adaptés est un des piliers pour garantir la fluidité des opérations et la satisfaction du client.

Pour réduire les coûts liés, il est également crucial de reconnaître l'importance des principes basiques de la gestion d’un espace de stockage. Notamment celle des processus et de la structuration intelligente de l'espace de stockage pour optimiser les flux au sein de l'entrepôt. L'intégration de la technologie, à travers des solutions de gestion d'entrepôt interopérables, joue un rôle déterminant dans la rationalisation des opérations et l'amélioration de la précision du stock.

En adoptant ces stratégies et en les ajustant en fonction des caractéristiques uniques de votre espace de stockage et de votre activité, vous pouvez non seulement réduire les coûts mais aussi améliorer la réactivité et l'efficacité globale de votre chaîne d'approvisionnement. Cela conduit inévitablement à une valeur ajoutée accrue pour le client